ماده۱ – واژه ها و عبارات اختصاری به کار رفته در این نظام نامه به شرح زیر تعریف می شود:
۱- سال مالی مرکز: یک سال شمسی است که از اول فروردین ماه هر سال آغاز و در آخر اسفند ماه همان سال پایان می یابد.
۲- درآمدها: شامل کلیه وجوهی است که ناشی از فعالیت های مراکز استانی از طریق ارائه خدمات حاصل و به درآمدهای عمومی و اختصاصی تفکیک میگردد.
۳- هزینه ها : شامل مخارجی جاری است که در جریان فعالیت های مراکز استانی به منظور انجام وظایف محوله بر اساس قوانین و مقررات مربوطه صورت می پذیرد.
۴- تنخواه گردان: مبلغی از نقدینگی مراکز استانی است که در اختیار کارپرداز یا مأمور تعیین شده برای انجام قسمتی از هزینه های جاری با رعایت فصل تنخواه گردان این دستورالعمل قرار می گیرد.
۵- مأمور خرید: فردی که مسئولیت خرید محصول را با سمت‌هایی مانند کارپرداز به عهده دارد و از طرف رئیس هیأت مدیره استانی منصوب می گردد.
ماده ۲ : برنامه و بودجه :
برنامه های عملیاتی سالیانه به همراه بودجه آن برنامه هاست که برای یکسال مالی تهیه می گردد و حاوی برنامه ها، پیش بینی درآمدها و برآورد هزینه ها و دریافت ها و پرداخت ها در جهت تحقق اهداف مرکز می باشد.
بودجه مراکز استانی باید قبل از شروع سال مالی جدید حداکثر تا پایان بهمن ماه سال قبل و پس از تصویب در هیأت مدیره استانی و تایید معاونت توسعه مدیریت و منابع انسانی مرکز، جهت تأیید نهایی به استحضار ریاست محترم مرکز رسیده و به منظور اجرا به مراکز استانی ابلاغ می شود.
ماده ۳ : درآمدها و دریافتها :
۱-۳- درآمدهای عمومی استانها شامل موارد ذیل است:
۱-۱-۳-سهم درآمد حاصل از صدور و تمدید پروانه وکلا و کارشناسان
۲-۱-۳- سهم درآمد حاصل از نقل و انتقال وکلا و کارشناسان و سایر اعضاء
۳-۱-۳- سهم مراکز استانی از محل ابطال تمبر وکالت و حق الزحمه کارشناسان
۲-۳ درآمدهای اختصاصی مراکز استانی شامل موارد ذیل است:
۱-۲-۳- درآمدهای مراکز استانی از محل هدایا ، کمک ها و خودیاری ها
۲-۲-۳- درآمد حاصل از محل برگزاری همایش ها، سمینارها، کلاسها و دوره های آموزشی
۳-۲-۳- درآمد حاصل از انتشار، فروش کتب، نشریات و ملزومات اداری
۴-۲-۳- سهم مراکز استانی از درآمدهای حاصل از محل سایر منابع درآمدی از قبیل فروش وکالتنامه و غیره
تبصره: سهم های مذکور در این ماده طبق آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه از جمله آئین نامه های مالی و معاملاتی جامع مرکز، دستورالعمل های نقل و انتقالات و عندالزوم اعلام سالانه معاونت توسعه مدیریت و منابع انسانی می باشد.
ماده ۴ : هزینه ها :
۱- هزینه های عملیاتی مراکز استانی وکلا و کارشناسان
۲- هزینه های عمومی، اداری
۳- هزینه های مالی
۴- هزینه استهلاک
۵- سایر هزینه ها
ماده۵: کمیسیون معاملات: کمیسیون معاملات از اعضای ذیل به مدت یکسال تشکیل می شود:
۱- رییس هیات مدیره مرکز استان با حق رای
۲- مسئول مالی هیأت مدیره با حق رای
۳- بازرس اول مراکز استانی با حق رای
۴- مدیر مالی مراکز استانی بعنوان دبیر و بدون حق رأی
تبصره ۱- معاملات مراکز استانی حسب مورد و متناسب با سطح معاملات از طریق برگزاری یا تشریفات قانونی مناقصه یا مزایده برگزار خواهد شد.
تبصره ۲- در این آیین نامه منظور مزایده/مناقصه عمومی است مگر با پیشنهاد کمیسیون معاملات و تصویب هیات مدیره که مزایده/مناقصه محدود برگزار خواهد شد.
تبصره۳- وظایف کمیسیون معاملات طبق آئین نامه مالی و معاملاتی جامع مرکز می باشد.
ماده ۶ – موارد ذیل شامل مناقصه/ مزایده نمی باشند:
- جبران خدمات نیروی انسانی با رعایت بخشنامه و سقف نیروی انسانی؛
- خرید و اجاره اموال غیر منقول منوط به تایید کمیسیون ساماندهی املاک و اخذ گزارش هیأت کارشناسان رسمی دادگستری
- سالانه تا سقف معاملات کوچک( مبتنی بر ابلاغ رسمی هیآت دولت در ضوابط اجرایی بودجه کشور) بودجه در اختیار رییس هیات مدیره به عنوان تنخواه امور جاری هیأت مدیره قرار می گیرد.
تبصره۴: هر گونه هزینه کرد به غیر از موارد فوق الذکر منوط به اخذ مجوز از کمیسیون معاملات می باشد.
تبصره ۵ : مدت اعتبار ارزیابی کارشناسان رسمی دادگستری مرکز در خصوص املاک و مستغلات حداکثر شش ماه خواهد بود.
ماده ۷- در معاملاتی که به تشخیص کمیسیون معاملات، محصول مورد معامله بلافاصله پس از انجام استعلام قیمت یا تعیین فروشنده، تحویل و بهای آن پرداخت یا دریافت می‌شود و تعهدی برای طرفین ایجاد ننماید، انجام معامله منوط به انعقاد قرارداد نبوده و مبتنی بر رعایت ضوابط قانونی و ارائه اسناد مثبته رسمی انجام می شود. در غیر این صورت انعقاد قرارداد الزامی است. (فرم مصوبات کمیسیون معاملات)
تبصره۶- معاملات بدون قرارداد مذکور در این ماده تا سقف معاملات خرد می باشد.
تبصره ۷: در صورتی که تغییرات در حجم موضوع معامله مستلزم تغییر در مدت قرارداد باشد، مدت قرارداد فقط نسبت به بخش تغییر یافته، قابل اصلاح یا تعدیل خواهد بود.
تبصره ۸: مبلغ پیش پرداخت نباید بیش از ۲۵ % مبلغ معامله باشد؛ در موارد خاص، به تشخیص کمیسیون معاملات و تصویب هیات مدیره پیش پرداخت تا سقف ۴۰ % درصد قابل افزایش خواهد بود.
تبصره ۹: معیارهای تشخیص صلاحیت و رتبه‌بندی متقاضیان باید متناسب با موضوع معامله تعیین شده و شامل مواردی همچون سابقه اجرایی و تجربه انجام کارهای مشابه یا در دست اقدام، حسن سابقه و رضایت در کارهای قبلی، خلاقیت‌ها و نوآوری در کارهای مشابه، داشتن تجهیزات و ماشین آلات و لوازم کار آماده به کار و یا در دسترس، مدیریت کارامد و سامانه مدیریتی مناسب و نظام کنترل کیفی انجام کار، کیفیت کادر فنی و عناصر کلیدی از نظر دانش و تجربه، میزان سرمایه، توان مالی و پشتیبانی و همچنین ظرفیت اجرایی باشد
ماده ۸ – دبیر کمیسیون معاملات موظف است انجام مراحل قانونی معاملات را پیگیری و نظارت نموده و اطلاعات و اسناد زیر را برای همه معاملات ثبت و نگهداری کند:
- مشخصات دقیق و کامل معاملات؛
- مشخصات و سوابق عملکرد اعضای کمیسیون معاملات، کارشناسان رسمی مرکز منتخب هیات مدیره، نمایندگان (که در مفاد این آیین‌نامه ذکر شده اند)، تحویل گیرندگان و مسئولیت‌های محول شده به آن‌ها؛
- مشخصات مناقصه گران، مزایده گران و سوابق عملکرد آن‌ها از قبیل کلیه استعلامات و…؛
- صورت جلسات و گزارش‌ها (که در مفاد این آیین‌نامه ذکر شده اند) مطابق فرم ابلاغی مرکز ؛
ماده ۹- مسئول مالی هیات مدیره موظف است ماهیانه ترازی از عملیات اجرایی مرکز استان به همراه گزارش اختصاصی از معاملات متوسط و بزرگ در جریان (در هر مرحله‌ای) را جهت اطلاع و بررسی به هیأت مدیره ارائه نماید.
ماده ۱۰- اشخاص حقوقی و حقیقی که در ایفای تعهدات خود تعلل ورزیده و یا کالا و خدمت موضوع معامله را به نحو مطلوب تهیه، تدارک، انجام و یا تحویل ندهند و همچنین اشخاصی که به هر دلیل پس از برنده شدن در مزایده یا مناقصه در انجام تعهدات کوتاهی کنند، با تأیید هیات مدیره در فهرست سیاه قرار گرفته و از شرکت در معاملات مرکز محروم می‌شوند.
ماده ۱۱- اگر هر یک از اعضای مرکز، ذینفعان، مناقصه گران یا مزایده گران نسبت به اجرا نشدن مفاد این آیین‌نامه اعتراض داشته باشد، می‌تواند شکایت خود را به بازرسان مراکز استانی ارائه نماید. بازرس در اسرع وقت به شکایت رسیدگی کرده و به رییس هیات مدیره و معاونت بازرسی و امور استان ها اعلام می نماید.
ماده۱۲- معاملات مراکز از نظر مبلغ به سه دسته کوچک، متوسط و عمده به شرح زیر طبقه بندی می شوند:
الف- معاملات کوچک معاملاتی است که مبلغ آن از ۲۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال تجاوز نکند.
ب- معاملات متوسط معاملاتی است که مبلغ آن از ۲۰۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال بیشتر و از ده برابر معاملات کوچک تجاوز نکند.
ج- معاملات بزرگ معاملاتی است مبلغ آن بیش از ده برابر سقف معاملات کوچک میباشد.در این معاملات علاوه بر تایید کمیسیون باید به تایید هیات مدیره هم برسد.
تبصره ۱۰: نصاب معاملات کوچک، متوسط و بزرگ در چهارچوب مقررات کشوری در سقف نصاب معاملات مصوب هیات وزیران و متناسب با حجم معاملات مراکز استانی به صورت سالانه از سوی رییس مرکز به استان ها اعلام می شود.
تبصره ۱۱: حد نصاب معاملات مذکور مربوط به مراکز استانی گروه « الف» بوده و برای مراکز گروه «ب» و «ج» به ترتیب ۷۰ و ۵۰ درصد نصاب معاملات مراکز گروه «الف» می باشد.
ماده ۱۳- در معاملات کوچک هزینه به کمترین بهای ممکن با اخذ استعلام شفاهی و به تشخیص و مسئولیت کارپرداز و تأیید رییس هیات مدیره مراکز استان قابل انجام است.
ماده ۱۴- درمعاملات متوسط به کمترین بهای ممکن با اخذ سه فقره استعلام کتبی و به تشخیص و مسئولیت کارپرداز و تأیید کمیسیون معاملات و تصویب رییس هیات مدیره مراکز استان قابل انجام است.
ماده۱۵- در معاملات بزرگ، روش انجام آن از طریق مزایده/مناقصه که توسط کمیسیون معاملات برگزار و برنده مشخص خواهد شد تبصره ۱۲- تقسیم کردن خرید به اجزاء کوچکتر به طوری که خرید را از عمده به متوسط و کوچک منتقل کند، ممنوع است.
تبصره ۱۳- در کلیه معاملات خرید، گرفتن فاکتور که حاوی نام فروشنده و آدرس و مهر و کدملی یا شناسه ملی یا کد اقتصادی حسب مورد وفق ماده ۱۶۸ و ۱۶۹ مکرر قانون مالیاتهای مستقیم، الزامی است .
ماده ۱۶- حسابداری و حسابرسی:
سیستم حسابداری مراکز استانی طبق استانداردهای حسابداری ایران و بر مبنای حسابداری تعهدی است.
به منظور حسابرسی مراکز استانی، حسابرس مستقل توسط مرکز تعیین و حق الزحمه آن مشخص شود، برای این منظور می توان از بازرسان استان مشورت اخذ نماید. مراکز استانی مکلف خواهند بود حداکثر ظرف چهار ماه پس از انقضای سال مالی نسبت به ارسال صورتهای مالی حسابرسی شده خود به مرکز اقدام نماید.
ماده۱۷- اموال:
۱۷-۱- مسئولیت حفظ و حراست از اموال منقول و غیر منقول به عهده تحویل گیرنده بوده و مسئولیت نگهداری حسابداری اموال و جمعداری اموال برعهده مسئول مالی هیأت مدیره استان می باشد که در این خصوص می بایست پلاک کوبی اموال طبق ضوابط انجام شود.
۱۷-۲- فروش اموال منقول اسقاط شده یا مازاد بر نیاز مراکز استانی با تصویب کمیسیون معاملات و از طریق مزایده محدود یا عام انجام می گردد.
ماده ۱۸- نحوه واگذاری تنخواه گردان:
۱۸-۱- مراکز استانی دارای یک حساب تنخواه گردان نزد تنخواه دار می باشد. در ابتدای هر سال مبلغ تنخواه با توجه به حجم احتیاجات مراکز استان، برای مدت معین و با در نظر گرفتن مبلغ مصوب کمیسیون معاملات ( حداکثر معادل مبلغ حد نصاب معاملات خرد ) به حساب تنخواه دار واریز می گردد.
تبصره ۱۴: تنخواه دار توسط هیات مدیره مراکز استانی انتخاب و می بایست تضمین لازم اخذ گردد..
۱۸-۲- تنخواه دار می تواند پرداخت های جاری و جزئی ضروری که برابر و کمتر از مبلغ حد نصاب معاملات کوچک این آیین نامه باشد را از موجودی تنخواه نزد خود در قبال اخذ فاکتور یا رسید رسمی یا صورت جلسه انجام دهد.
۱۸-۳- گزارش تنخواه باید به امضای تنخواه دار، مدیر مالی، عضو مالی هیات مدیره رسیده و پس از تایید رییس هیات مدیره مرکز استان پرداخت گردد.
۱۸-۴- تنخواه دار می بایست در گزارش خود فاکتورهای هزینه را به ترتیب تاریخ شماره گذاری نموده و در اختیار مدیر مالی قرار داده و پس از طی مراحل تایید، رسید لازم دریافت نماید.
۱۸-۵- در اخر هر سال مالی تنخواه دار می بایست نسبت به ارائه تأییدیه مانده تنخواه اقدام و حساب تنخواه صفر و وجوه باقیمانده به حسابهای جاری مرکز استان واریز شود.
۱۸-۶- تنخواه دار اجازه ندارد بیش از سقف مبلغ تنخواه هزینه نماید.
تبصره ۱۵: شارژ تنخواه زمانی انجام می شود که حداقل ۷۰ درصد از سقف مبلغ تنخواه هزینه شده و مراحل تایید انجام شده و مراحل تایید انجام شده باشد.
ماده ۱۹- ضوابط اجرایی مواد مذکور در این دستورالعمل در موضوعات مالی و معاملاتی از جمله مزایده،مناقصه، تشریفات، تضمینات و … بر اساس آئین نامه مالی و معاملاتی جامع مرکز می باشد.
ماده ۲۰- در کلیه ابهامات، تعارضات یا موارد مبتلا به ذکر نشده در امور مالی و معاملاتی استانهاف آئین نامه مالی و معاملاتی جامع مرکز محل رجوع و ملاک عمل بوده و هرگونه تفسیر بر عهده معاونت بازرسی و امور استان های مرکز می باشد.
ماده ۲۱ – مدیریت یکپارچه منابع مالی کلیه مراکز استانی با تشخیص ریاست مرکز وکلا،کارشناسان رسمی و مشاوران خانواده قوه قضائیه مدیریت خواهد شد.
- این آیین نامه در ۲۱ ماده و ۱۵ تبصره در تاریخ ۱۴۰۰/۰۴/۰۱ ابلاغ و لازم الاجراست.
